QRM-consultants en trainers Mathieu Siemons (Noctuam) en Rob Goosensen (Rogos) begeleiden momenteel Hebo Kozijnen in Hengevelde naar een toekomstbestendige organisatie. Optimalisatie van processen, betere samenwerking, effectief leiderschap en probleemoplossend vermogen maken de dit jaar het veertigjarig jubileum vierende onderneming klaar voor de volgende decennia.
Het is een traject waar elke (productie)organisatie doorheen moet. In de beginfase is de focus van bedrijfseigenaar en klein hecht team vaste medewerkers vrijwel exclusief gericht op productie- en omzetgroei. Het werk is overzichtelijk, ieder weet wat hij moet doen en alles lijkt vanzelf te gaan. Dan treedt de volgende fase aan: (meer) machines worden gekocht, extra hallen worden gebouwd, meer personeel wordt aangenomen. Automatisering doet zijn intrede en voordat je het weet kan het uitdijende klantenbestand alleen nog maar worden bediend door ‘vollebak’ te gaan om het opgebouwde vertrouwen in de markt vast te houden. QRM-specialist Mathieu Siemons van adviesbureau Noctuam zegt: “In dat groeitraject moet je aandacht blijven houden voor de menselijke component. Uiteindelijk is dat het kapitaal van de onderneming. Doe je dat niet, dan gaan zaken langs elkaar heen lopen. Wat aan probleemoplossend vermogen in kleine organisaties vaak min of meer vanzelf gaat, krijg je in middelgrote en grotere organisaties alleen voor elkaar als je er tijd en energie in stopt.” Rob Goosensen (Rogos) zegt: “Dat wordt bij Hebo Kozijnen ook onderkend. De wil om hier een succes van te maken is er gelukkig bij iedereen.”
Fifty-fifty
Hoofd bedrijfsbureau Erik Oude Engberink van Hebo zegt: “Mathieu en Rob werken samen met ons aan de realisering van een Olympisch-team. We hebben de afgelopen jaren een enorme groei doorgemaakt. De productie is over twee locaties verdeeld, het bedrijfsbureau zelfs over drie. Je kunt je niet eenzijdig focussen op de productie. Een organisatie als de onze vergt voor een goed functioneren juist dat beetje extra.” Directeur/eigenaar Norbert Kuipers zegt: “Het gaat niet sec om wat niet lekker loopt, maar juist ook waar je wel resultaat en plezier uithaalt. Het gaat erom juist dat voor de toekomst te waarborgen, zodat je als groep die verantwoordelijkheid kunt krijgen, dragen en uiten.” Oude Engberink doorliep in cursusjaar 2018/2019 samen met collega’s Dennis Roordink, Stan Aarnink en Dirk Loman de managementopleiding Industrieel Bouwen met Hout. Oude Engberink: “Het waren twee fantastische jaren met veel bedrijfsbezoeken waarbij we veel hebben gezien en opgestoken. We zagen de meerwaarde om daar een vervolg aan te geven en de interne organisatie met Rob en Mathieu als trainers/consultants tegen het licht te houden.” Kuipers: “We maken nu veertig jaar kozijnen, eerst hout, sinds 2007 ook kunststof, maar altijd in de Hebo-gedachte: prefab, beglaasd, inclusief accessoires zoals rolluiken, screens e.d. voor het segment vrijstaande sector als in projecten, binnen Hebo vertaald als klantengroep particulier, partners en projecten. In 2017 hebben we een plan gemaakt met groeistappen voor de toekomst. Momenteel is onze afzet fifty-fifty hout en kunststof. We verwachten dat dat de komende jaren groeit naar tweederde-eenderde. Hout blijft stabiel, maar op basis van de klantkeuze verwachten wij dat kunststof in de komende vijf jaar een verdubbeling laat zien. Daar wordt de organisatie nu op klaar gemaakt.”
De Hebo-organisatie telt zo’n 240 medewerkers. Het ontwikkeltraject van Siemons en Goosensen omvat zo’n zestig personeelsleden, dus een kwart daarvan. Oude Engberink: “We zijn gestart met de trainingen om naar onszelf te kijken, om vervolgens met elkaar de beste weg te vinden, zowel met het bedrijfsbureau, administratie, buitendienst, klantenservice, logistiek als teamleiders uit productie. Het gaat er om de saamhorigheid goed neer te zetten. Het is niet voldoende dat elke afdeling op zich goed functioneert. Het gaat om de prestatie waar de disciplines elkaar raken. Daar maak je het verschil. Staan ze los, dan gebeurt er weinig spannends. Voeg je ze op een bepaalde manier samen, dan krijg je het logo van de Olympische Spelen. Vandaar dat we dit een Olympisch-traject noemen.”
QRM
Voor aanvang verdeelden Goosensen en Siemons de personeelsgroep in vieren met in elke groep vertegenwoordigers van de betrokken afdelingen. Siemons: “We hebben eerst de Hebo-processen op basis van de QRM-principes in kaart gebracht. Daarna worden zaken die goed en beter kunnen vertaald in een beperkt aantal actiepunten en werkopdrachten. Vanuit zijn expertise is Rob aan de slag gegaan met persoonlijkheidsprofielen volgens de DISC-methode.” Goosensen: “Deze persoonlijkheidsanalyse legt in een uitgebreide vragenlijst je gedrag en drijfveren bloot op de onderdelen Daadkracht, Interactie, Stabiliteit en Consciëntieus. Je leert ze ook bij anderen herkennen. Om goed met collega of klant te communiceren is het belangrijk daar inzicht in te hebben.” Siemons: “De trainingen omvatten procesmatig werken, samenwerking in teams, professioneel leidinggeven en loopbaantrajecten.” Goosensen: “Hebo is in de gelukkige omstandigheid veel hbo’ers in het personeelsbestand te hebben. In onze beleving zit daar een enorm groot potentieel, maar ook een uitdaging. Hbo’ers willen worden uitgedaagd. Heb je daar geen oog voor, dan raak je ze als werkgever uiteindelijk kwijt. Daarom worden binnen de organisatie momenteel loopbaantrajecten door ons opgezet.”
Nieuwbouw
Zowel personeel als cursisten kunnen in dit intensieve scholingstraject profiteren van het dit jaar in gebruik genomen nieuwe kantoor/belevingscentrum van Hebo. Kuipers: “We zijn ook niet voor niets Hebo om daar net weer anders tegenaan te kijken.” De nieuwbouw geeft een goed beeld van de Hebo-marktbenadering. De klant (en de klant van de klant) is koning. Het linkerdeel van het nieuwe gebouw biedt plek aan twintig medewerkers met een groeimogelijkheid tot dertig met alle faciliteiten zoals een luxueuze sfeervolle kantine. Op de eerste verdieping is ruimte gemaakt voor een overleg/werkruimte om de organisatie in teamverband te verbeteren. De bezoekers zullen echter meer oog hebben voor het theater waarin op 34 coulisse frames de Hebo-producten worden gepresenteerd. Een heus auditorium/bioscoop kan worden ingezet voor presentaties. Kuipers: “Onze eigen klanten, maar ook aannemers en ontwerpers hebben hier een podium voor presentaties.” Boven de bioscoop is een expositieruimte ingericht waar de diverse houten en kunststof kozijnsystemen staan opgesteld. Daar is ook een ruimte voor projectbesprekingen en om onder het genot van een versbereide maaltijd tot projectafronding te komen. Behalve voor klanten, kunnen al deze faciliteiten ook voor personeelsactiviteiten worden ingezet. En omdat we in Twente zijn, is er in de nieuwbouw ook een bruin café ingericht met snookertafel, tafelvoetbal, flipperkast en jukebox. Kuipers: “Mijn vader (Marinus Kuipers, in 1980 oprichter van het bedrijf, red. ) heeft me altijd één ding geleerd: maak je producten op één plek en maak het onderdak. Begin vroeg, hou halverwege de ochtend een koffiepauze, geef soep bij de lunch zodat ‘s avonds iedereen tevreden weer naar huis gaat en je hebt alles onder controle. Die filosofie dragen we nog steeds uit.”
En de nabije toekomst? Kuipers: “Het nieuwe pand en de organisatieversterking onderstrepen de groeiambitie.” Erik Oude Engberink: “Het is een cursus op maat. Er wordt niet een bestaand format uit de markt over de organisatie heen gelegd. De cursusinhoud wordt bepaald door een ieder die eraan meedoet. De input die wordt gegeven is echt Hebo.” Goosensen: “De winst op procesniveau zal zijn dat Hebo sneller en beter een klantvraag kan be- en afhandelen met minder vragen, hick ups en fouten. Betere afstemming en samenwerking vergroten het probleemoplossend vermogen van de organisatie. De interne kennis wordt beter verspreid.” Siemons: “Je gaat als organisatie meer borgen, standaardiseren. En wat belangrijk is, dat je meer gebruik gaat maken van de kwaliteiten van je medewerkers. Ik denk dat het uiteindelijk voor iedereen veel leuker wordt.”
Overigens start de managementtraining Industrieel Bouwen met Hout opnieuw in maart 2021. Op het YouTube-kanaal van de onderneming geeft Norbert Kuipers geïnteresseerden een digitale rondleiding door de nieuwbouw.
BRON: https://www.timmerfabrikant.nl/vak-kennis/groei-door-optimalisatie-bij-hebo-kozijnen/1302/
